憧れの秘書!実際の仕事内容とはどんなもの?!

秘書ってどんな職業?

秘書とは要職にある人に直属し、機密の文書・事務などを取り扱う職と定義されていますが、簡単に言うと上司が本業に集中できるよう秘書がスケジュール調整や管理を行ったり、外部との連絡を行ったりし、上司を補佐する役目を担っています。これ以外にも、秘書は多様な仕事を行っていますが、企業などによって仕事の進め方も異なり、上司によっても異なります。そのため秘書としての必須スキルも大切ではありますが、何より重要なことは上司がどのようなことを秘書に求めているのかを見極め行動していくことが求められる職種であるともいえます。

秘書の具体的な仕事は?

上司の求めるものに柔軟に対応する必要のある秘書ですが、基本的な業務についてはどのようなものかみてみましょう。まずは上司あての電話、メール、手紙などについて必要なものを上司に取り次いだり報告します。そして会議など社内外の担当者と連絡をとり調整、航空券などの予約業務を行ったりスケジュールを管理したり、また来客応対、会議や商談などに必要な文書の作成、そのほかにも慶弔関連など交際業務に関わることやオフィス環境の整備も秘書の仕事といえます。外資系企業ではこのほかに上司のブレーンとしての役割を求められることもあるでしょう。

秘書に必要なスキルとは??

秘書は文書作成やメール、情報収集をすることが多いのでまずは事務スキルが求められます。また来客応対などの際、失礼があってはいけないのでビジネスマナーなどを高めることも必要となってきます。そして取引先に外国人のお客さまが多い場合は英語などの能力を求められることもあります。このように秘書に求められることは多岐にわたり常にスキルアップをしていく必要のある職種であるといえますよね。秘書検定を幅広い職種の方が受検されているのも社会人としての基本的なマナー、礼儀、電話応対や文書作成などの技能が必要とされる秘書の業務の多岐さを象徴しているようですね。

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